Política do viagens corporativas

A política de viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa de que preza pelo controle do custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos do viagens bem definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores permitam controlar ESTES gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso que a política por viagens faça Parcela do POR DIA a dia do quem realiza as viagens e de que este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política por viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda este conceito e o passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política do viagens na sua empresa!
Este qual é e qual a importância do uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo por viagens corporativas do uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar o compliance e controle do custos usando viagens, para além de prevenir erros em registros por despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos os procedimentos para a realizaçãeste de viagens representando a empresa. A partir de este processo por solicitaçãeste por serviçESTES de viagem, às normas do valores de despesas e prestações de contas.
Este nosso Espécie de documento é crucial de modo a qual colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por tua vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por qual ter uma política de viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia de quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Espécie por controle não é unicamente importante saiba como essencial para a saúdo financeira do 1 Empreendimento.
Seja viagem para fechar um contrato, de modo a prestar 1 serviçeste, de modo a participar de um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsãeste por gastos e a certeza de que os reembolsos serão fabricados dentro Destes padrões Têm a possibilidade de, até mesmo, reduzir custos com deixar este conforto de lado ou diminuir o número de viagens.
A política do viagens corporativas entra tais como uma FORMATO por padronizar processos e procedimentos. Assim, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado utilizando bastante Muito mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve executar sentido utilizando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a política por viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este qual uma política por viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas através tua empresa. De modo a qual esta comunicaçãeste mesmo que efetiva, é necessário qual ao escrevê-la você leve em consideraçãeste de modo a quem você está falando.
Assim sendo, de modo a evitar a má interpretaçãeste DE regras e este baixo engajamento, a sua própria política do viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que nosso documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao POR DIA a POR DIA do viajante. Assim sendo possua os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A redução de custos é fundamental de modo a seu programa por viagens, contudo por nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na tua empresa, certifique-se do de que é responsabilidade por algufoim validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e tais como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta qual a tua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestãeste de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua gestão, é importante de que a política possa ser adaptada de modo a outros meios para além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas
Uma excelente política do viagens corporativas é pensada de modo a qual ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Doravante de que você já sabe a importância por deter uma política de viagens corporativas bem definida, chegou a hora do conferir este passo a passo de modo a aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento por viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição Destes processos por solicitaçãeste, aprovação e prestação do contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Antes por arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política por viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas companhias. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado das políticas e processos de viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política por viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farão com que ele atenda de maneira integral às necessidades por todos ESTES envolvidos.
Aprecie certos perfis de que podem ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visãeste estratfoigica do negócio, é importante que a sua visãeste mesmo que incluída pelo processo, para que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente são o segundo elevado custo do diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Com este viajante nenhuma viagem acontece, não é mesmo? Este natural-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a que este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas por Empreendimento interessadas: Quais os setores que Ainda mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia do todo o programa por viagens, portanto é importante de que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política de viagens. Tua visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O presente feedback é extremamente importante.
O levantamento por dados orientará a criação das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas tais como: méPOR DIA do gastos, MODELOS por despesas Muito mais utilizados, MODOS do serviços, quais ESTES setores de que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis do viajante pedem diferentes políticas por viagem.
É comum de que, mesmo utilizando uma política de viagens definida, quaisquer grupos do viajantes tenham benefícios multiplos de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Os casos acabam a ser tratados tais como exceções à regra. Porém se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição do exceçãeste e usando isso perde-se o controle.
Portanto, não possua medo de produzir políticas diferentes por pacto utilizando o retrato dos grupos por viajantes. Isto simplificará este controle e aumentará a adesão às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase por levantamento do dados e construído utilizando base diversos crité especialmenterios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Benefícios específicos;
Para além do perfil Destes viajantes, é preciso compreender qual este perfil de Empreendimento da tua empresa.
Este foco das AS SUAS viagens é usando objetivos comerciais, que podem ser planejados usando elevado mais informações antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção do equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento Seroada relevantes para definir as normas por viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
Este orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima para a construçãeste das regras por viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área do negócio ou por Genero de despesa.
Este nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, porém será necessário de que este processo por gestão do serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido das regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos para 1 Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Doravante que você já sabe quais ESTES MODOS do viajantes, as características das viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissão por afoireos, são reservados e pagos previamente de que o colaborador embarque. Contudo Há outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas durante a viagem, qual não são pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual o recurso que este viajante utilizará? Esta Sentido é importante pois impacta no fluxo do reembolsos consulte Mais informação e prestação por contas, e até exatamente pelo orçamento familiar do seus colaboradores.
Aqui estãeste algumas pontos por atenção de modo a se considerar ao definir o tipo do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: O seu colaborador possui capacidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até qual o ciclo por aprovações termine para arrecadar o valor por volta?
Caso a sua própria intençãeste seja trabalhar apenas utilizando o reembolso por despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar exclusivamente utilizando o reembolso por despesas gera insatisfação nos colaboradores qual ficam com este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, contudo exige um controle ainda Ainda mais preciso Acerca as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestação do contas é 1 processo importantíssimo. Além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender Muito mais sobre meios do pagamento por adiantamentos neste artigo e A cerca de ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas do viagens: saiba como conter os riscos?
• Cartão de crédito corporativo: Esta opção além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete este caixa da tua empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste por inúmeras faturas por cartãeste do empréstimo Pode vir a ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste de que permita conciliar suas faturas usando a prestação de contas dos colaboradores, assim o processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Espécie do custo do viagem
Nas regras do despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Espécie do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos através empresa de modo a embolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Contudo Andam outras possibilidades, saiba como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível de detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em sua própria política de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos tempo em mfoiPOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos pelo balcãeste?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada tipo do despesa podem possibilitar ser definidos usando base na méPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações de mercado. ESTES benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina um teto para as despesas, contudo não restrinja suas opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas usando Muito mais facilidade.
Constate certos pontos relevantes A respeito de os principais MODOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo por alimentaçãeste em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os dois cenários é gigantesca, deter políticas diferentes poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo do refeições em sites como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mfoiPOR DIA do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor das corridas, regras sobre Classe de veículo e horário DE corridas podem ser Ainda mais assertivas e dar Ainda mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos saiba como Uber e 99 ou plataformas para a gestão por múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso de km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas utilizando quilometragem, explicamos como construir este valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas para a contrataçãeste de serviços por viagem englobam tanto o processo do solicitaçãeste, quanto limites por valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste por viagem ter suas particularidades, regras por antecedência para solicitação eram 1 ponto comum entre todos ESTES MODELOS por serviçeste, já de que em global garantem melhores sistema de gestão de viagens corporativas tarifas.
Este momento, com as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu amplamente. Permitir a compra do tarifas flexíveis, É possibilitado a evitar perder o bilhete no caso do destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas para garantir este controle por custos em viagens. Veja a seguir exemplos do políticas por aéreos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em afoireos, nunca sempre o menor preçeste é O MAIS EFICAZ preçeste, então cuidado com o presente Espécie por política. Se o menor preço de afoireo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado este bem-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela por hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Género do quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas nãeste exige mais este compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção de hoté especialmenteis usando ou desprovido café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientação e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua pacto usando fornecedores por serviços, não deixe do especificá-los nas políticas e garantir qual estejam disponíveis de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição dos processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestaçãeste de contas
Tais como sabemos, a política de viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual este procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a adquire e reserva por serviçESTES, para além de aumentar o controle A respeito de os custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras de modo a prestaçãeste do contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, com todas as informações que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle por prestaçãeste por contas via planilhas, não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação das políticas pelo instante da seleçãeste Destes serviços, minimizando os custos por viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente resulta? Leia o artigo completo e descubra consulte Mais informação a melhor MANEIRA de validar suas políticas.
Etapa seis: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras A cerca de como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Por isso, dedique uma sessãeste em tua política de modo a descrever estes procedimentos e contatos de emergência de modo a garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia igualmente: Duty of Care: o natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Agora qual você construiu sua própria política, o engajamento dos colaboradores dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste várias ideias do comunicação de modo a conscientização A cerca de a política por viagens da empresa:
• Campanha por e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato de infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas 1 dia previamente DE viagens;
• Validação automática por políticas no software de gestãeste do viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestãeste local na rede Internet do viagens.

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